Deka Bank Case Study


Case Study Dekabank

20 Prozent mehr Effizienz

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Die DekaBank profitiert von mehr Transparenz beim Produktentwicklungsprozess. Die SaaS-Lösung Approval Manager sorgt seit April 2013 bei der DekaBank für einen durchgehend elektronisch abgebildeten New Product Process (NPP). Zentrale Vorteile der Lösung: Alle Informationen rund um die Produktentstehung sind jederzeit verfügbar, darum kann die Umsetzung auf die geschäftlichen Anforderungen passgenau erfolgen. Das erhöht die Effizienz des NPP.

Tim Ehrentreichs Ziel war klar: Jede der am Produktentwicklungsprozess beteiligten Personen des Wertpapierhauses der Sparkassen-Finanzgruppe sollte jederzeit Zugriff auf alle Informationen rund um die Produktplanung haben. Fragen wie “Wo steht aktuell die Produktplanung?” und “Wer hat aktuell was zu tun?” sollten künftig mit einem Blick in ein zentrales NPP-Tool beantwortet werden können. “Wir wollten den gesamten Produktentwicklungsprozess auf ein modernes technisches Fundament setzen”, sagt Tim Ehrentreich, Gruppenleiter Geschäftsprozessunterstützung und NPP. Eine Inhouse-Lösung schien zu aufwendig, das entsprechende Produkt eines herkömmlichen Anbieters in diesem Segment zu umfangreich.

“Wir suchten eine angemessene, auf diese Funktion konzentrierte Lösung eines kleineren Anbieters, der schnell und flexibel agiert”, berichtet Tim Ehrentreich. Die finius GmbH, der finanzfachliche Consulting-Partner der Bank, brachte die Approval Experts GmbH ins Spiel. Der Software-Hersteller aus dem Frankfurter Westend wusste bei einer ersten Vorstellung eines Prototypen zu gefallen, sagt Tobias Dillmann, Einkauf IT. Dass der Dienstleister in der Nachbarschaft sitzt, gefiel der DekaBank obendrein. “Wenn es Probleme gibt, habe ich mein persönliches Erscheinen angekündigt”, erzählt Ehrentreich augenzwinkernd. Approval Experts (AE) hat den DekaBank Approval Manager nach einer Projektlaufzeit von fünf Monaten am 1. Juli 2012 bei der DekaBank im Testbetrieb freigeschaltet. Seitdem werden alle NPP-Phasen, von der Initiierung bis zur MaRisk-Phase, mit der Lösung abgebildet. Zuvor hatte Approval Experts das Produkt auf die Anforderungen des neuen Bankkunden angepasst. So sind beispielsweise die Daten der bankinternen Leistungsverrechnung (ILV) in die Lösung integriert, sodass mit einer neu implementierten Schätzfunktion der Aufwand für Produkte prognostiziert werden kann. AE ermöglichte gleichzeitig das Abbilden von Testgeschäften, stellte fortan Projektphasen auch grafisch dar, erweiterte die Stellvertreterregelung und realisierte eine Chat-Funktion, die von den 120 Usern bei der DekaBank gerne genutzt wird. AE setzte außerdem die strengen Passwort-Regeln der DekaBank um und bestand ein externes Sicherheits-Audit der Serverlandschaft, denn der Approval Manager wird als Software-as-a-Service geliefert.

“Feedback extrem positiv”

Von Juli 2012 bis März 2013 liefen das neue NPP-System und das bisherige Verfahren bei der DekaBank parallel. Zum 1. April 2013 ging die Lösung live und wurde sogleich von den Mitarbeitern sehr gut angenommen, berichtet Tim Ehrentreich: “Das Feedback ist extrem positiv.” Gelobt werde, dass das neue Instrument für die Neuproduktgestaltung “sehr, sehr leicht zu bedienen” sei und niemand eine Schulung gebraucht habe. Die Kollegen hätten außerdem den Mehrwert der neuen Lösung schnell gesehen: Die Produktentwicklung, sagt Ehrentreich, erfolge im Hause nun effizienter, weil die Entwicklung passgenauer erfolge. Er schätzt einen Effizienzgewinn von bis zu 20 Prozent. Dank der Kostensschätzfunktion habe man heute deutlich schneller einen Eindruck, ob ein Produkt eine Chance auf eine Umsetzung hat. Und dank dieser neuen Transparenz könne man schneller als früher die Reißleine ziehen und Produktentwicklungen mit einem Mausklick stoppen. Und selbst das war dann keine vergebene Mühe: Denn die Erfahrungen, die auch in solchen Fällen gemacht werden, so Ehrentreich, stehen nun weiterhin zur Verfügung und sind wichtiger Lernstoff für andere Produkt-Projekte.

“Für die Revision ein Segen”

Das neue NPP-Tool fördert und ermöglicht eine umfassende interne Kommunikation rund um neue Produkte. Niemand hat mehr ein Informationsmonopol, alle Informationen, sagen die DekaBank-Praktiker, seien stets zugänglich und jeder könne stets sehen, wo der Prozess stehe und an welcher Stelle aktuell Handlungsbedarf bestünde. E-Mails mit klaren Handlungsvorschlägen (z.B. “Bearbeiten”) fördern die schnelle Weiterarbeit an Projekten. Auf großes Gefallen stößt bei der DekaBank auch die umfassende Dokumentation jedes Vorgangs. So werden etwa auch die Chat-Gespräche protokolliert. “Für die Revision ist das ein Segen”, sagt Ehrentreich, aber auch für alle anderen Beteiligten sei es sehr wertvoll zu erfahren, wer was wann wozu gesagt und getan habe. “Wir haben die maximale Transparenz auf allen Stufen”, sagt der Leiter NPP. Mit der Zusammenarbeit mit Approval Experts ist man bei dem Wertpapierhaus auch zufrieden. “Das klappt sehr gut”, lobt Tobias Dillmann. Der Dienstleister sei gut erreichbar, Wünsche würden schnell umgesetzt. Nach eigenem Bekunden musste Tim Ehrentreich den Marsch in die Nachbarschaft nicht antreten.